Google スプレッドシートのグラフで貸借対照表（BS）を作成する方法
Chihaya Iitsuka
飯塚千隼税理士事務所
Googleスプレッドシート→CSVに変換するボタンをサクッとつくる方法
Chihaya Iitsuka
Google スプレッドシートで、CSVファイルに変換してダウンロードするボタンをつくる方法を紹介します。
GASなどの難しいものはつかわない、単なるURLリンクなので、サクッとカンタンにつくることができます。
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外部から会計ソフトに取り込むには、CSV形式にする必要がある
会計ソフトで帳簿づけをするとなると、それなりにたいへんです。
たとえばマネーフォワード クラウドでは、「簡単入力」という入力方法があります。
分かりやすくはあるのでしょうが、項目が多く、これを何十件とこなすとなると、途方もありません。
なので、私は、会計ソフトで直接入力することはほとんどなく、Excelなどでデータをつくってから、会計ソフトに取り込む、というやり方をしています。
会計ソフトに取り込むときのフォーマットは決まっており、ほとんどの場合、Excelファイルをそのまま取り込むことはできず、CSVという形式に変換しなくてはなりません。
この「CSV形式への変換」が少しやっかいなのです。
ExcelファイルをCSV形式に変換するには、「名前を付けて保存」を選択し、保存先のフォルダを選ぶ画面で、ファイルの種類を「CSV（コンマ区切り）」にしてから保存する必要があります。
この一連の工程、慣れれば難しくはないのですが、何回やっても面倒です。
また、お客様にやってもらうとなると、間違ってしまったり、忘れてしまったりして、うまく行かなくなる事例が多発します。
マクロを使うという解決方法もあるのですが、気軽にはできません。
Google スプレッドシートなら、ボタンひとつで変換できる
この点、Google スプレッドシートであれば、ハードルがかなり下がります。
通常の手順ですと
ヘッダーメニューより
ファイル
↓
ダウンロード
↓
カンマ区切りの値（.csv、現在のシート）
でCSVファイルをダウンロードできます。
操作として難しくないですし、少なくともExcelよりもやりやすいと感じます。
お客様にお願いしても、迷子になってしまう率が低いと感じます。
この通常の手順でも問題はないのですが、さらにカンタンに、セルにURLを埋め込むことで、2クリックでダウンロードできる方法があります。
使用例はこんな感じ
たとえば、マネーフォワードへの取り込み用として、Google スプレッドシートで、銀行口座の出入金明細をつくって、CSVファイルをダウンロードする、というときに使っています。
こんな感じです。
右上の「CSVダウンロード」ボタンがご紹介する、ソレです。
日付や金額、支払内容などの情報を入力したら、「CSVダウンロード」ボタンを押します。
すると、CSVファイルが自動的にダウンロードされます。
あとは、マネーフォワードのインポートページにて、データを取り込めばOKです。
ボタンのつくり方
ボタンは、以下の3ステップでつくれます。
CSVファイルにしたいシートのURLをコピー
まずは、CSVファイルにしたいシートのURLをコピーします。
注意点は、シートが2つ以上ある場合です。
ひとつのGoogle スプレッドシートファイルでも、シートごとにURLが違いますので、ダウンロードするシートのURLをコピーするようにします。
※CSV形式では、Excelファイルと違い、シートを複数にはできません。
ボタンを配置したいセルに貼り付けて、URLを編集する
次に、ボタンを配置したいセルにURLを貼り付けます。
そして、ここが一番のポイントですが、URLをちょっとだけいじります。
https://docs.google.com/spreadsheets/d/ファイルID/edit#gid=シートID
↓
https://docs.google.com/spreadsheets/d/ファイルID/export?format=csv&gid=シートID
のように、色が付いている部分、つまり、
edit#gid=
とあるところを消して、
export?format=csv&gid=
にします。
編集するときは、上部の数式バーからいじるといいです。
テキストを編集する
これだけでもダウンロードはできますが、長ったらしいURLをそのまま表示させておくのはスッキリしないので、より分かりやすいように、テキストを編集します。
URLを貼ったセルをクリックすると、リンクの詳細画面が出てきます。
ここで、右上にあるリンクの編集をクリック。
すると「テキスト」と「リンク」に分かれるので、上の「テキスト」だけを編集します。
たとえば、「CSVダウンロード」とします。
文字を入れてもいいでしょうし、「★」「●」などもありでしょうか。
これで完成です。
単なるURLリンクなのですが、サクッとつくれますので、おすすめです。
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